Verwaltung von iPads mit dem Apple Configurator

Update November 2017

ein Update zur aktuellen Version Configurator 2.x  existiert inzwischen als Erklärvideo auf YouTube (siehe unten).

Grundsätzlich bieten sich für die Verwaltung von iPads in der Schule 3 Möglichkeiten an. Die Verwaltung mit einem MDM-System (Moblie Device Management), mit dem Apple Server oder dem Apple Configurator.Jedes der Systeme bietet Vor- und Nachteile.

Im Folgenden will ich die Nutzung des Apple Configurators zur Verwaltung von iPads beschreiben.

Update 11.2017 jetzt mit Erklärvideo zur aktuellen Version 2.x des Configurators

Grundsätzliches

Der Configurator ermöglicht eine kabelgebundene Verwaltung von iOS Geräten. Eine Verwaltung über WLAN oder das Mobilfunknetz (OTA- Over The Air) sind damit nicht möglich. Unter Verwaltung verstehe ich das zentrale Verteilen von Apps, sowie die Konfiguration von Sicherheits- und Systemeinstellungen.
Für Schulen recht sinnvoll ist die unkomplizierte und schnelle Vorgehensweise zum Zurücksetzen der Geräte auf einen zuvor definierten Stand. Dabei werden z.B. generierte Nutzerdaten wie Fotos, Videos von allen Geräten gelöscht.

Voraussetzungen

• Ein Mac – der Configurator läuft nur unter MacOS. Hier bietet sich der günstigste MacMini oder ein 11” Macbook Air an. Wichtig: Ist ein iPad einmal an eine Configurator Instanz gekoppelt, kann es nur von dem Gerät aus problemlos betreut werden.
• entweder ein Aufbewahrungssystem – wir nutzen den ParaProjectCube für 10 iPad Air (Kostenpunkt ca. 700 Euro). In dem Koffer können die iPads sowohl geladen als auch mit dem Mac synchronisiert werden. Das gute Teil hat seinen Preis und auch sein Gewicht… lohnt sich aber.

• oder ein USB-HUB zum gleichzeitigen Verbinden. Hierbei muss unbedingt auf eine entsprechende Leistung des Netzteils geachtet werden. Recht günstig und funktionierend ist das Modell von Conrad SE-USB-HUB-10A
• Eine AppleID für das Laden von Apps aus dem iTunes Store (z.B. itunes@xyschule.de)
• Eine weitere Apple ID für den Einkauf im APPL VPP (Volume Purchase Program). Die AppleID E-Mailaddresse darf noch nicht bei Apple registriert sein. Es empfiehlt sich, eine nicht-personengebundene Mailadresse zu verwenden, wie z.B. applevpp@xyschule.de, die auch nur zu diesem Zweck genutzt wird. Das hat den Vorteil, dass bei einem Personalwechsel nicht der ganze Account umgestellt werden muss.
• Ein Zahlungsmittel für kostenpflichtige Apps. Aktuell funktionieren: paypal, click & buy oder eine Kreditkarte. Da alle drei dieser Zahlungsmittel für Schulen ungeeignet sind, gibt es seit Kurzem die Möglichkeit, ein Guthabenkonto per Rechnung aufzuladen. Allerdings nicht direkt bei Apple, sondern über entsprechende Reseller wie z.B. Theile  http://www.theile-speyer.de .
  Wichtig: Mit den iTunes/AppStore Gutscheinkarten aus Mediamarkt, Rewe, DM etc. kann man leider im VPP nichts anfangen!!!

Registrierung für das VPP

Als Bildungseinrichtung kann man sich hier für das VPP registrieren.

Wichtig: Die Person, die den Account beantragt, muss zeichnungsberechtigt sein. Die Auswahlfelder lauten „Schulleiter“, „stellvertretender Schulleiter“ und „Manager“ 😉 Diese Person ist nicht zwingend der spätere Verwalter/ Admin der iPads – wobei, das wäre doch auch mal was 😉 Der Admin kann später separat bestimmt werden.

Die Freischaltung des Accounts erfolgt wenige Tage bis mehrere Wochen nach Beantragung…

Zum Configurator

Installation

Die Installation erfolgt über den AppStore. MacOS sollte vor der Installation auf den aktuellen Stand gebracht werden, da einige Versionen des Configurators eine bestimmte Version von MacOS voraussetzen. Nach der Installation öffnet sich der Configurator mit folgendem Bildschirm.

 

Nun kann es eigentlich auch schon losgehen. Generell empfehle ich ein “Muster-iPad” vorzubereiten, welches dann später als „Vorlage“ für die restlichen Geräte dient.

Vorbereitung

Die Vorbereitung ist zwingend notwendig. Da ich davon ausgehe, dass die schulischen iPads im “betreuten Modus” betrieben werden, muss hier lediglich die Betreuung aktiviert werden.

Nach Drücken des “Vorbereiten” Buttons läuft die Initialisierung des iPads ab. Hierbei wird zum Beispiel auch ein evtl. vorhandenes neues iOS aufgespielt, was an dieser Stelle auch Sinn macht. Mehr zum Umgang und möglichen Problemen mit iOS-Updates später.

Betreuung

Als nächstes wird der Betreuungsmodus konfiguriert.

Erstellung eines Profils

Profile dienen dazu, dem iPad bestimmte Einstellungen zu übergeben. Dazu gehören z.B. WLAN SSIDs inkl. WPA(2)-Passwörter, Jugendschutzfiltereinstellungen, die Konfiguration eines Proxys, Einschränkungen von AppStore, GameCenter, FaceTime, iMessage usw.

Hier einige Einstellung meines Haupt-Profils:

Generell können mehrere Profile angelegt werden. So könnte man z.B. ein Lehrerprofil und ein Schülerprofi anlegen und je nach Ausleiher das eine oder das andere Profil aktivieren.

Es ist auch möglich, einem iPad mehrere Profile gleichzeitig zuzuweisen.

Beispiel: man will für unterschiedliche Klassenstufen jeweils separate Jugendschutzfiltereinstellungen auf den Geräten. Dazu bleibt im Hauptprofil der Jugendschutz deaktiviert.

Für Unter, Mittel- und Oberstufe erstellt man ein eigenes Profil, bei denen nur die Filtereinstellungen vom Standardprofil abweichen.

Je nachdem wer die Geräte ausleiht, wird eines der drei Profile zusätzlich zum Hauptprofil aktiviert. Leiht ein Lehrer ein Gerät aus, aktiviere ich nur das Hauptprofil.

Installation von Apps

Kostenlose Apps

Kostenlose Apps werden zunächst über den iTunes Store lokal auf den Mac geladen. Hierbei muss darauf geachtet werden, dass dies nicht mit der VPP AppleID geschieht, sondern in unserem Fall mit der itunes@xyschule.de E-Mail Adresse.

Die Apps (.ipa Dateien) landen standardmäßig im Verzeichnis: Benutzer/Musik/iTunes/iTunesMedia/Mobile Applications.

Nachdem die .ipa Files geladen wurden, können diese im nächsten Schritt im Configurator hinzugefügt werden.

1) „+“-Zeichen anklicken. 2) Im Finder-Fenster zu dem „Mobile Applications“ Ordner navigieren 3).ipa Dateien auswählen, bestätigen und im Configurator mit einem Häkchen aktivieren. 4) „Anwenden“ drücken und die App landet auf dem iPad.

Kostenpflichtig über VPP

Kostenpflichtige Apps müssen im VPP-Store gekauft werden. Das Prinzip: Man kauft App-Codes in der gewünschten Anzahl und importiert diese in Form eines xls-Dokuments in den Configurator.

Ab 20 Bestellungen einer App bieten die meisten Hersteller einen Rabatt von 50% im VPP Store. D.h. auch wenn aktuell vielleicht nur 10 iPads vorhanden sind, bietet es sich an, gleich 20 zum gleichen Preis zu kaufen.

Zunächst kauft man die App regulär mit seinem iTunes Account (itunes@xyschule.de) und verfährt dann genau so wie bei einer kostenlosen App (siehe oben).

Nach dem Import in den Configurator, müssen die Lizenzen im AppStore für Volumenlizenzen gekauft werden.

Den Appstore für Volumenlizenzen findet man hier. Wichtig: Hier muss man sich jetzt in unserem Beispiel mit der ID applevpp@xyschule.de anmelden.

Danach sucht man die gewünschte App, trägt die Anzahl der Lizenzen ein und muss dann die Option “einlösbare Codes” wählen – die einzige Möglichkeit wenn der Configurator genutzt wird.

Kurz darauf sollte man eine E-Mail mit den Codes von Apple in Form einer xls-Datei erhalten.

Diese muss nun im nächsten Schritt in den Configurator importiert werden. Dazu klickt man auf die “0” hinter der entsprechenden App im Configurator, wählt Codes importieren und navigiert zu der xls-Datei.

Danach erscheint anstatt der “0” die Anzahl der noch einlösbaren Codes. Wird nun eine kostenpflichtige App an ein iPad mit dem Configurator verteilt, wird dabei einer der Codes “verbraucht” und an das entsprechende Gerät gekoppelt.

Der Code wird wieder freigegeben, sobald das iPad über den Configurator (und nur dann!!) aus der “Betreuung” genommen wird.

Konfigurieren von Apps, Sortieren von Apps in Ordnern, Safari-Startseite festlegen

Nachdem nun alle Apps installiert sind, kann man sie nun nach Belieben auf dem iPad umordnen, in Ordner verschieben etc.

Auch bestimmte Einstellungen in Apps können jetzt vorgenommen werden, z.B. das Verbinden von Apps mit einem Online-Nutzeraccount (MS Office, Evernote, etc.).

Erstellen eines Backups

Nachdem nun alle Einstellungen vorgenommen sind und das iPad nach unseren Wunschvorstellungen eingerichtet ist, bietet es sich an, ein Backup zu erstellen, das im nächsten Schritt auf alle restlichen iPads gespielt werden kann.

Das Backup speichert System- und Appseinstellungen. Die Apps selbst werden nicht ins Backup aufgenommen, sondern regulär verteilt.

Verteilen der Konfiguration

Nachdem das „Muster-iPad“ soweit konfiguriert ist, kann dieses nun ganz einfach auf alle vorhandenen Geräte „repliziert“ werden (unabhängig vom iPad-Modell). Hierzu werden nun die restlichen Geräte z.B. an einen USB-Hub oder ein Koffersystem wie dem Paraproject Cube angeschlossen.

Als erstes müssen auch diese „vorbereitet“ werden (siehe oben). Nach der Vorbereitung wird die „Betreuung“ konfiguriert. Hier sind das zuvor erstellte Profil und das im letzten Schritt erstellte Backup zu aktivieren.
Danach müssen noch einmal die zu verteilenden Apps aktiviert werden und das war’s.

Zurücksetzten der Geräte

Das Backup ermöglicht z.B. nach einem Klassenprojekt, das einfache Wiederherstellen der iPads innerhalb weniger Minuten auf den zuvor definierten Soll-Zustand. Hierbei werden alle evtl. veränderten Einstellungen zurückgesetzt und produzierte Nutzerdaten (wie z.B. aufgenommene Fotos/ Videos) vom Gerät gelöscht (Thema Datenschutz…) Dieser Vorgang kann auch durch einen “technisch weniger versierten” Nutzer angestoßen werden. Sobald die iPads mit dem Configurator verbunden sind, startet der Wiederherstellungsprozess.

Fazit:

Der Configurator ist ein recht einfach zu bedienendes Instrument, um seine schulischen iPads zu verwalten.

An der ein oder anderen Stelle kann es aber immer wieder zu mir unerklärlichen Zickereien und unerwartetem Verhalten kommen, was bisher aber immer wieder, teilweise allerdings auch mit erheblichem Zeitaufwand, gelöst werden konnte.