OmniFocus-iOS-1024Devonthink Signet 3x3mit scan me, DEVONthink und Omnifocus

„Anbauen? Umziehen? Den Keller unterkellern?“ Nicht ganz ernst gemeinte Fragen, die ich mir vor einigen Jahren stellte, um dem immer weiter wachsenden Berg an schulischem und privatem Papierkram entgegenzuwirken.

Die Lösung: So viel wie möglich digitalisieren, um den Massen Herr zu werden.

Workflow 1 (@home)

Private Papierunterlagen, die sich im Laufe der Woche anhäufen (Post, Belege, Rechnungen etc.) landen auf einen Sammelplatz im Büro. Direkt neben meinem Fujitsu ScanSnap ix500, der an meinem MacMini angeschlossen ist.

Einmal pro Woche wird der Stapel gescannt und in die globale Inbox meines digitalen Dokumentenmanagements DEVONthink Pro Office automatisch importiert.

DEVONthink Pro Office nutzt dabei die OCR (Texterkennung) Engine von AbbyFineReader und wandelt die Scans mit meist ordentlichem Ergebnis in durchsuchbare PDFs um.

Die Benennung der Dokumente führe ich weitestgehend manuell durch. Hier könnte man mit Hilfe von Hazel auch noch einiges automatisieren, was sich in meinem Fall allerdings nicht lohnt.
Eine Beschreibung der Automatisierung mit Hazel Habe ich hier geschrieben.

Da ich in Devonthink mehrere Datenbanken nutze, verteile ich die einzelnen Dokumente nun manuell in die Inboxen der jeweiligen Datenbanken.

paperless_devonthink_databases

Mit der „Siehe auch & Einordnen“ Funktion bietet DEVONthink eine recht mächtige Hilfsfunktion zum weiteren Einordnen der Dokumente in bereits bestehende Ordnerstrukturen.

paperless_einordnen_devonthinkIch arbeite in DEVONthink nach wie vor klassisch mit Ordnern kombiniert mit Tags und “intelligenten Gruppen“.

Wenn nötig, z.B. bei einer Rechnung, die noch bezahlt werden muss, erstelle ich direkt per AppleScript aus Devonthink heraus eine Aufgabe in Omnifocus.

paperless_devonthink_to_omni

Omnifocus speichert in das Notizfeld der Aufgabe den Link zum DEVONthink Dokument.

paperless_omnifocus_from_dt

Das Schöne: dieser Link bezieht sich direkt auf das Datenbank-Element und nicht auf den Speicherpfad. Das bedeutet also, selbst wenn ich später das Dokument in DEVONthink an einen anderen Ort verschiebe, führt mich der Link noch zu dem korrekten Dokument.

Workflow 2 (unterwegs)

Verwendete Apps auf iPhone/iPad

Da unsere Schule, zumindest was die allgemeine interne Kommunikation angeht, mehr oder weniger rein analog arbeitet, fällt auch hier einiges an Papierkram an – Informationsschreiben, Konferenzvorlagen und -beschlüsse etc.

Diese Unterlagen schleppe ich ungern mit nach Hause, sondern digitalisiere sie lieber direkt vor Ort.

Zum Scannen mit iPhone/ iPad bevorzuge ich momentan die App “scan me “ eines deutschen Herstellers.

Der Vorteil zu anderen Scan Apps besteht darin, dass die App nach dem Fotografieren der Vorlage direkt eine Texterkennung durchführt und die Fotoaufnahme in ein durchsuchbares PDF Dokument umwandelt. Dies geschieht recht flott und zwar offline auf dem Gerät.

Das mit ScanMe erstelle PDF reiche ich dann an die Inbox der iOS Version von DEVONthink – nämlich DEVONthink To Go – weiter.

paperless_scan_me_to_dt

Bei Bedarf kann ich von dort ebenfalls eine Aufgabe in Omnifocus mit Verweis auf das Dokument erstellen.

paperless_dt_to_omnifocus

Der Link , den mir DEVONthink To Go dabei erstellt, funktioniert erfreulicherweise plattformübergreifend auch unter MacOS.

Zuhause wird DEVONthink To Go mit seinem großen Bruder auf dem Mac per WLAN synchronisiert, so dass alle Geräte auf dem gleichen Stand sind.

Tipp für die Lehrer hier: DEVONthink Pro Office gibt es zu einem reduzierten Preis (Forschung-und-Lehre-Rabatt)  im Online-Store von Devotechnologies.

Update:
Das Omnifocus-Skript für Devonthink kann man wie folgt installieren:

devon

 

devon_omni