mit scan me, DEVONthink und Omnifocus
„Anbauen? Umziehen? Den Keller unterkellern?“ Nicht ganz ernst gemeinte Fragen, die ich mir vor einigen Jahren stellte, um dem immer weiter wachsenden Berg an schulischem und privatem Papierkram entgegenzuwirken.
Die Lösung: So viel wie möglich digitalisieren, um den Massen Herr zu werden.
Workflow 1 (@home)
Private Papierunterlagen, die sich im Laufe der Woche anhäufen (Post, Belege, Rechnungen etc.) landen auf einen Sammelplatz im Büro. Direkt neben meinem Fujitsu ScanSnap ix500, der an meinem MacMini angeschlossen ist.
Einmal pro Woche wird der Stapel gescannt und in die globale Inbox meines digitalen Dokumentenmanagements DEVONthink Pro Office automatisch importiert.
DEVONthink Pro Office nutzt dabei die OCR (Texterkennung) Engine von AbbyFineReader und wandelt die Scans mit meist ordentlichem Ergebnis in durchsuchbare PDFs um.
Die Benennung der Dokumente führe ich weitestgehend manuell durch. Hier könnte man mit Hilfe von Hazel auch noch einiges automatisieren, was sich in meinem Fall allerdings nicht lohnt.
Eine Beschreibung der Automatisierung mit Hazel Habe ich hier geschrieben.
Da ich in Devonthink mehrere Datenbanken nutze, verteile ich die einzelnen Dokumente nun manuell in die Inboxen der jeweiligen Datenbanken.
Mit der „Siehe auch & Einordnen“ Funktion bietet DEVONthink eine recht mächtige Hilfsfunktion zum weiteren Einordnen der Dokumente in bereits bestehende Ordnerstrukturen.
Ich arbeite in DEVONthink nach wie vor klassisch mit Ordnern kombiniert mit Tags und “intelligenten Gruppen“.
Wenn nötig, z.B. bei einer Rechnung, die noch bezahlt werden muss, erstelle ich direkt per AppleScript aus Devonthink heraus eine Aufgabe in Omnifocus.
Omnifocus speichert in das Notizfeld der Aufgabe den Link zum DEVONthink Dokument.
Das Schöne: dieser Link bezieht sich direkt auf das Datenbank-Element und nicht auf den Speicherpfad. Das bedeutet also, selbst wenn ich später das Dokument in DEVONthink an einen anderen Ort verschiebe, führt mich der Link noch zu dem korrekten Dokument.
Workflow 2 (unterwegs)
Verwendete Apps auf iPhone/iPad
Da unsere Schule, zumindest was die allgemeine interne Kommunikation angeht, mehr oder weniger rein analog arbeitet, fällt auch hier einiges an Papierkram an – Informationsschreiben, Konferenzvorlagen und -beschlüsse etc.
Diese Unterlagen schleppe ich ungern mit nach Hause, sondern digitalisiere sie lieber direkt vor Ort.
Zum Scannen mit iPhone/ iPad bevorzuge ich momentan die App “scan me “ eines deutschen Herstellers.
Der Vorteil zu anderen Scan Apps besteht darin, dass die App nach dem Fotografieren der Vorlage direkt eine Texterkennung durchführt und die Fotoaufnahme in ein durchsuchbares PDF Dokument umwandelt. Dies geschieht recht flott und zwar offline auf dem Gerät.
Das mit ScanMe erstelle PDF reiche ich dann an die Inbox der iOS Version von DEVONthink – nämlich DEVONthink To Go – weiter.
Bei Bedarf kann ich von dort ebenfalls eine Aufgabe in Omnifocus mit Verweis auf das Dokument erstellen.
Der Link , den mir DEVONthink To Go dabei erstellt, funktioniert erfreulicherweise plattformübergreifend auch unter MacOS.
Zuhause wird DEVONthink To Go mit seinem großen Bruder auf dem Mac per WLAN synchronisiert, so dass alle Geräte auf dem gleichen Stand sind.
Tipp für die Lehrer hier: DEVONthink Pro Office gibt es zu einem reduzierten Preis (Forschung-und-Lehre-Rabatt) im Online-Store von Devotechnologies.
Update:
Das Omnifocus-Skript für Devonthink kann man wie folgt installieren:
12. Juni 2015 at 20:12
Danke für den Einblick. Scan Me kannte ich noch nicht.
Ich mache es ähnlich, habe aber meine private Datenbank auf einem verschlüsselten Volume, weil ich dort auch Kontoauszüge, Telefonnrechnungen etc. aufhebe.
Hazel leistet gute Dienste beim Einsortieren: Es sucht im Downloads-Ordnern nach PDFs mit bestimmten Namensschemata, wie sie vom Telefonanbieter, der Bank, dem Handy-Anbieter etc. kommen. Wenn ich also eine Rechnung oder Kontoauszug dort speichere, benennt Hazel diese Datei nach einem von mir festgelegten Schema um und verschiebt sie in die Inbox von DEVONthink.
Herzliche Grüße,
Andreas
12. Juni 2015 at 21:48
Hallo Andreas,
ich habe meine Festplatten komplett mit FileVault verschlüsselt – da es sich um SSDs handelt, kann man die Performanceeinbußen ziemlich vernachlässigen.
Hilfreich fände ich, wenn DT hier selbst eine Verschlüsselungsmöglichkeit brächte. Das würde dir das Mounten und Entschlüsseln des Volumes sparen. Außerdem wäre die Datenbank gegen den Rest des Systems abgeriegelt (zumindest stelle ich mir das mal so vor 😉
Vielleicht kommt was in der Richtung mit Version 3.
Hazel werde ich mir nochmal ansehen. Danke für den Hinweis.
Vale!
Alex
2. November 2015 at 11:45
Hazel habe ich mir inzwischen noch einmal etwas genauer angeschaut und hier meine Vorgehensweise beschrieben.
14. Juni 2015 at 7:41
Hallo!
Wo kann ich das im „workflow 1“ erwähnte AppleScript zum Übergeben eines Dokuments an OmniFocus finden?
Vielen Dank im Voraus!
14. Juni 2015 at 18:50
Hallo lutz_,
habe den Beitrag mit entsprechender Info ergänzt.
Alex
15. Juni 2015 at 15:55
Danke für das Update. Habe nun das entsprechende Script in DEVONthink Pro Office nachinstalliert…
30. November 2015 at 15:09
Noch eine Frage zum Omnifocus Script: Funktioniert das nur mit der Omnifocus Version aus dem App-Store? Bei mir regt sich da nämlich nichts.
30. November 2015 at 15:18
Ich nutze die reguläre Version direkt aus dem Shop von Omnigroup. Ist allerdings die Pro Version.
30. November 2015 at 18:59
Ah Ok, ich habe die „Normale“. Schaue ich mal weiter. Danke.
30. November 2015 at 19:09
Meines Wissens unterstützt nur die Pro-Version AppleScript.
30. November 2015 at 19:16
Ja, das kann ich jetzt bestätigen ;). Jetzt gehts nämlich, nach Upgrade.
15. Dezember 2015 at 18:55
Danke für die Erläuterung deines Workflows. Ich überlege mir gerade Devonthink und einen Scanner zuzulegen.
Macht die Office Pro Version wirklich Sinn?
16. Dezember 2015 at 11:28
In Verbindung mit einem Dokumentenscanner (ich kann die Fujitsu-Geräte empfehlen) absolut- nur Office Pro kann direkt vom Scanner importieren.
Wie oben geschrieben, wird Apple Script auch nur in der Pro Office Version unterstützt.
13. April 2016 at 22:17
Hallo zusammen, ich werde ab Mai mein Referendariat beginnen und möchte direkt mehr oder weniger papierlos starten. Ich habe bereits für meine Fächer relevante Schulbücher, Themenhefte usw. eingescannt. Da ich auch Musik unterrichten werde ist mein Archiv durch Audio- und Video-Dateien schnell auf etwa 300GB gewachsen. Nun überlege ich mir für die Handhabe bzw. Archivierung Devonthink Pro office zuzulegen, die alltägliche U-Planung möchte ich gerne mit Evernote erledigen und dann am Ende des Jahres die erstellen Reihen wieder in Devonthink archivieren usw. Damit ich die Dateien gut filtern kann habe ich zudem eine Excel Tabelle mit möglichen Tags erstellt, damit ich durch einheitliche Bezeichnungen möglichst effizient filtern kann.
Planen und Arbeiten möchte ich gerne zuhause an meinem Mac Book Pro, aber auch mit iPad und iPhone auf alle Dateien zugreifen können. Mein Wunsch wäre, dass ich das Mac Book mehr oder weniger zuhause lassen kann, da das iPad in der Tasche deutlich rückenschonender ist.
Mein Problem ist nun: Wie organisiere ich, dass ich trotz der Datenmenge mit allen Geräten auf alle Daten (und Devonthink) zugreifen kann?
Im Einzelnen:
1) Kann es funktionieren, dass ich eine WLAN-Festplatte (z.B. Western digital) als zentralen Speicherort (auch für Devonthink) nutze? Ich habe auch eine My Cloud von Western digital, allerdings ist die WLAN-Geschwindigkeit (entschuldigt die fehlende Fachsprache) der Schule eher enttäuschend. WLAN-Festplatten wären da durch eigenen Hotspot flexibler, denke ich. Ich weiß nur nicht, ob Devonthink direkt auf dem Mac gespeichert werden muss, bzw. ob die Ablage der Daten, die mit Devonthink (das auf dem Mac installiert ist) verwaltet werden, auch auf der mobilen Speichererweiterung (WLAN Festplatte) abgelegt werden können.
2. kann ich in Devonthink Pro office ein automatisches Backup zur My Cloud einstellen, bei der Änderungen automatisches aktualisiert werden?
3. Wie funktioniert das Speichern bei DevonThink to go? Ich habe auf meinem iPad ja viel zu wenig Speicherplatz, werden aktuell nicht verwendete Dateien direkt in die Cloud zurückgelegt? Wie funktioniert „to go“, wenn die Daten nicht in der Cloud, sondern auf einer Festplatte gespeichert werden?
Entschuldigt bitte die Anfänger-Fragen, ich bin (noch) kein Profi, möchte es aber mit eurer Hilfe gerne werden.
DANKE
Linda
23. April 2016 at 13:15
Hallo Linda,
ad 1) Auf dem Mac funktioniert das. DevonthinkToGo (auch de Version 2, die ich gerade als Beta teste) kann aber nur den lokalen Speicher deines iOS Geräts nutzen.
ad 2) Sofern My Cloud webDAV unterstützt funktioniert das.
ad 3) DTG2 kann (zumindest aktuell) nur ganze Datenbanken synchronisieren. In DTG1 kannst du auch nur einzelne Dateien/ Ordner einer Datenbank synchronisieren.
Ich hoffe, das hilft dir etwas.
Viel Erfolg im Referendariat!
Alex
24. April 2016 at 16:27
Lieber Alex,
danke für die Info. Demnach sollte ich am besten alles lokal speichern. Wie Devonthink to go arbeitet habe ich leider noch nicht ganz verstanden…
Herzlichen Gruß
Linda
6. August 2016 at 10:44
Hallo Linda.
Hast du dich inzwischen schon für eine Arbeitsweise entscheiden?
Vor einigen Tagen wurde Devonthink to Go 2 veröffentlicht. Damit hat du nun die Möglichkeit, Datenbanken von deinem Mac auf das iPad zu syncen. Du hast dabei die Wahl, Datenbanken komplett mit allen Dokumenten oder nur deren Metadaten zu synchronisieren.
Das spart ordentlich Platz.
Bei Bedarf kannst du dann einzelne Dokumente aufs iPad laden.
24. April 2016 at 17:45
Lies mal hier:
http://forum.devontechnologies.com/viewtopic.php?f=22&t=21487
15. Dezember 2016 at 12:50
Hallo,
ein klasse Beitrag. Ich versuche gerade das Scannen auf dem iPhone elegant mit DTTG zu verbinden. Scan me könnte ein guter Tipp sein. Allerdings ist die App derzeit nicht im App-Store zu bekommen. Hast Du einen Tipp für die nächstbeste Alternative?
Mit freundlichen Grüßen
Ronald Wichern
15. Dezember 2016 at 13:51
Hallo Ronald,
ich nutze seit geraumer Zeit wieder Scanbot in Version 6 und übergebe nach dem Scannen und OCR per Extension die Dokumente an DTTG2.
Gruß
Alex