Auf Anregung von Andreas Kalt (@retemirabile) habe ich mir das Systemtool
Hazel für den Mac noch einmal etwas genauer angeschaut undmeinen Arbeitsablauf (siehe meinen Eintrag Papierloses Büro – meine Workflows) nun noch einen Schritt weiter automatisieren können.
Das Ziel:
Mit dem Dokumentenscanner eingescannte Dokumente sollen abhängig von ihrem Inhalt automatisch benannt, mit Tags versehen und in das Dokumentenmanagement Devonthink Pro Office importiert werden.
Der Ablauf:
- Einscannen mit dem Fujitsu ScanSnap.
- Die ScanSnap Software speichert das Dokument in einem vordefinierten Ordner (bei mir: „ScanImport“) auf dem Desktop.
- Hazel überwacht diesen Ordner und benennt die Datei nach von mir erstellten Regeln um
- und verschiebt sie in einen weiteren Ordner „DevonExport“.
- Dieser Ordner wird wiederum von Devonthink Pro Office überwacht.
- Jede Datei, die in diesem Ordner landet, wird automatisch in Devonthink importiert und das Original anschließend gelöscht.
- In Devonthink Pro Office lassen sich die Dokumente nun recht flott halbautomatisch in entsprechende Datenbanken/ Ordner verteilen.
Im Detail:
Hazel im Systemeinstellungsmenü von MacOS
Hazel ist eine Systemerweiterung für den Mac und kann beliebige Ordner überwachen und die darin befindlichen Dateien nach erstellten Regeln automatisch umbenennen, verschieben, mit Tags versehen, löschen etc.
Hazel kann unter https://www.noodlesoft.com für 29 USD erworben werden. Wer eine E-Mail von einer Schuldomain aus an den Support schreibt, erhält 20% Forschungs- und Lehrerabatt.
Nach der Installation findet man Hazel in den Systemeinstellungen von MacOS.
1. ScanSnap – Voraussetzungen und Konfiguration
Mein ScanSnap Profil
Zum Scannen meiner Dokumente verwende ich einen ScanSnap Dokumentenscanner von Fujitsu. Für den aufgezeigten Workflow habe ich ein entsprechendes Profil im ScanSnap Manager erstellt.
ScanSnap Manager – Profileinstellungen
Bei den ScanSnap Profileinstellungen ist unter „Anwendung“ „Keine (Scan zu Datei)“ zu wählen, um eine Benutzerabfrage zum Dateinamen und Speicherort vor dem Speichern zu vermeiden.
Das eingescannte Dokument wird nach durchlaufener Texterkennung automatisch als pdf in dem Ordner ScanImport auf meinem Desktop gespeichert.
2. Hazel – Voraussetzungen und Konfiguration
Hazel – Ordnerüberwachung konfigurieren
Hazel soll nun das gespeicherte pdf-Dokument automatisch umbenennen, verschlagworten und in einen weiteren Ordner verschieben. Folgende Schritte sind dazu nötig:
- Zunächst muss in Hazel der zu überwachende Ordner festgelegt werden.
- Danach erzeugt man eine Regel. Hierbei stehen einem reichlich Möglichkeiten zur Verfügung. Viele sind allerdings erst dann relevant, wenn das gescannte Dokument durchsuchbaren Text erhält.
Deshalb führe ich die OCR Prüfung bereits mit der ScanSnap Software (siehe oben) durch.
Hazel – Regeln erzeugen
Hier ein Beispiel für eine Hazel-Regel.
- Diese Regel überprüft den Inhalt des Dokuments auf die Begriffe „Realschule“ „Gaggenau“ und „Konferenz“.
- Nur wenn alle 3 Wörter in dem Dokument vorhanden sind, werden folgende Aktionen ausgeführt:
- Das Dokument wird mit den beiden Tags „Realschule Gaggenau“ und „Konferenz“ versehen und
- automatisch nach dem Schema „datum_rsg_konferenzvorlage.pdf“ umbenannt.
- Die Datei wird in den Ordner „DevonExport“ verschoben, der wie oben beschrieben von Devonthink überwacht wird
3. Devonthink – Voraussetzungen und Konfiguration
Damit Devonthink nun die eben von Hazel erzeugte Datei automatisch importiert, müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden.
Devonthink „Hot Folder“ konfigurieren
Dank AppleScript ist es möglich, einen oder mehrere Ordner auf dem Mac von Devonthink überwachen zu lassen. Sobald eine Datei in dem überwachten Ordner landet, wird diese in die globale Inbox von Devonthink importiert – auf Wunsch mit OCR und anschließendem Löschen der Originaldatei.
Um den Überwachungsordner zu bestimmen, muss dieser zunächst mit einem Rechtsklick (z.B. im Finder) angewählt werden. Danach führt man die folgenden Schritte aus:
Ordneraktionen konfigurieren
Im Auswahlmenü lässt sich nun das gewünschte Skript auswählen.
Ordneraktionen-Skripte installieren
Sollten die Devonthink Skripte in dem Auswahlmenü nicht erscheinen, kann man diese nachinstallieren. (Devonthink Pro Office–> Zusätzliche Module installieren)
4. Fazit
Wer häufiger Dokumente der gleichen Art einscannt (Konferenzvorlagen und -beschlüsse, Arztrechnungen, Kontoauszüge etc.) und diese einheitlich verschlagworten und benennen will, für den kann sich der Aufwand der Einarbeitung und des Erstellens der Hazel- Regeln durchaus lohnen.
10. Oktober 2016 at 20:28
Ich bin gerade über den spannenden Beitrag mit Hazel gestolpert. Die Möglichkeit, unter anderem auch PDFs damit direkt zu durchsuchen und passend benennen zu lassen finde ich super. Hierzu allerdings eine Frage:
Ich habe keinen SnapScan, sondern einen Konica buch, mit dem ich aus dem Netzwerk in einen Ordner auf meinem Mac scanne. Diesen Ordner überwache ich mit einer Standard Import/OCR-Aktion, die DevonThink bietet. Danach habe ich dann aber Dokumente mit fiesem Dateinamen im DT, die ich immer händisch umbenennen muss.
In der Pro Version von DT ist ja der Abbey Fine-Reader bereits integriert. Gibt es deines Wissens irgendeine Möglichkeit, auch damit die PDFs „textzuerkennend“, anschließend mit Hazel umzubenennen und dann letztendlich in DT zu importieren?
Danke Dir
Philip
13. Oktober 2016 at 14:20
Hallo Fulo,
kannst du nicht in einen Ordner scannen, der von Hazel überwacht wird und die Datei nach deinen Regeln umbenennen lassen?
Als letzte Aktion verschiebt Hazel die umbenannte Datei in einen Ordner, den du mit Devonthink überwachst.Von dort wird dann die Datei in DT importiert.
edit: Achso, Denkfehler. Deine Scanner Software macht vermutlich kein OCR, oder?
17. November 2016 at 19:31
Kurze Frage zum Hot Folder, warum lässt du Hazel nicht direkt in die globale Inbox von DevonThink verschieben?
P.S. Deine Website gefällt mir sehr gut und deine Vorschläge zu Produktivität und papierlosen Workflows sind wunderbar.
18. November 2016 at 22:06
Hallo Marcus,
vielen Dank für das Lob 🙂
Zum Thema Hot Folder: ganz ehrlich, ich kann’s dir nicht mehr beantworten. Hatte damals glaube ich Probleme mit nem Skript und habe es dann halt so gelöst.
Nicht ganz elegant – aber es erfüllt seinen Zweck.
Wie machst du es?
22. November 2016 at 17:58
Ich arbeite erst seit kurzem mit DTPO. Mit Hazel arbeite ich schon länger. Ich habe mich bisher viel an David Sparks Buch „Paperless“ orientiert. Die Umbenennung der Dateien durch Hazel hat nicht nur den Vorteil gehabt, das die Dateien sich quasi von selbst einsortiert haben, sondern dass sie eben eine einheitliche Nomenklatur bekommen haben. Dies möchte ich auch mit DTPO so beibehalten. Vom Hot Folder werde ich mich aber dann wahrscheinlich wieder verabschieden, da ich selbst auch keinen Vorteil darin habe entdecken können.
25. Dezember 2016 at 11:10
Ich bin gerade dabei meinen Workflow umzubauen und Evernote durch Devonthink zu ersetzen. Dein Beitrag hat mir dabei sehr geholfen, vielen Dank. Ich verwende auch einen Scansnap, PDFPen, Hazel und am Ende jetzt DTOP.
25. Dezember 2016 at 11:45
Hallo drbrennero,
freut mich 🙂
10. Januar 2017 at 21:52
Devon and Hazel können noch enger miteinander arbeiten. Dieser Workflow lässt fast keine Wünsche offen. Auf http://forum.devontechnologies.com/viewtopic.php?f=20&t=17344#p81320 findet ihr einen Applescript Code, der die Datei direkt einen gewünschten Ordner mittels Hazel kopiert. Eine deutsche Anleitung findet ihr auf: https://www.therapage-apfelcomputer.de/?post=devonthink-zielgruppenorientiert-arbeiten Nun braucht man am Ende der Regel von Hazel nur noch den Mülleimer (Trash) anwählen und Hazel hat wieder den Tag gerettet.
LG
10. Januar 2017 at 22:12
Danke für den Tip, funktioniert perfekt.
1. April 2017 at 18:59
Herzlichen Dank für den Artikel!
Weisst Du ob es eine Möglichkeit gibt via Hazel nicht nur die DevonThink-Tags zu setzen sondern auch direkt eine „Etikette“ (Farbe) zu vergeben?
lg
André
11. April 2017 at 9:08
schöne Lösung, gibt es auch eine Möglichkeit eine OCR Erkennung in das APPLE-Script einzubinden? So wie bei den fertigen HOTFOLDER scripts? VG, Thorsten
12. April 2017 at 21:51
Sag mal, wie sieht Dein System aus, wenn DEVONthink irgendwann down geht? Ich frage mich das für mein System und bevor ich mir nicht sicher bin, dass ich dann auch noch durchschaubare Daten habe, kann ich DEVONthink nicht nutzen. Das ist die kritische Frage, die ich beantwortet haben muss. Lindert oder eliminiert Hazel dieses Problem?
13. April 2017 at 6:47
Hallo, du kannst die Ordnerstruktur aus DT einfach komplett in den Finder ziehen. Fertig. Von daher, kein Problem, solange eine lauffähige Version vonDT installiert ist.
Gruß
Alex
18. April 2017 at 11:22
Hey, vielen Dank. Das hilft mir weiter. Dann steht dieser Lösung ja nichts im Wege.
18. April 2017 at 11:22
freut mich 🙂
18. Mai 2017 at 9:49
Hallo Alexander,
vielen Dank für diesen detaillierten Beitrag. Ich hatte Devonthink und bin dadurch erst auf Hazel aufmerksam geworden. Wenn es funktioniert, dann macht es richtig Spaß.
Allerdings habe ich gelegentlich das Problem, dass die PDF-Datei dabei beschädigt wird. D. h. die Datei ist im Zielordner mit der Ordneraktion für Devonthink noch intakt, allerdings ist diese dann in Devonthink beschädigt.
Könnte das am Timing liegen, so dass Hazel mit der Ordneraktion kollidiert, also die Datei noch nicht vollständig gespeichert ist, während diese schon nach Devonthink verschoben wird?
Auch das Timing zwischen Hazel und Scansnap macht etwas nervös, da ja Hazel die Datei bereits umbenennt, während diese noch durch die OCR Erkennung von Scansnap läuft.
18. Mai 2017 at 11:55
Hallo Harald, gute Frage…das Problem kenne ich so jetzt nicht. Generell gibt es seit Sierra in Verbindung mit PDFs und Anwendungen wie ScanSnap Probleme, die meines Wissens noch immer nicht vollständig gelöst sind.
Ist aber nur eine Vermutung