Auf Anregung von Andreas Kalt (@retemirabile) habe ich mir das Systemtool
Hazel für den Mac noch einmal etwas genauer angeschaut undmeinen Arbeitsablauf (siehe meinen Eintrag Papierloses Büro – meine Workflows) nun noch einen Schritt weiter automatisieren können.
Das Ziel:
Mit dem Dokumentenscanner eingescannte Dokumente sollen abhängig von ihrem Inhalt automatisch benannt, mit Tags versehen und in das Dokumentenmanagement Devonthink Pro Office importiert werden.
Der Ablauf:
- Einscannen mit dem Fujitsu ScanSnap.
- Die ScanSnap Software speichert das Dokument in einem vordefinierten Ordner (bei mir: “ScanImport”) auf dem Desktop.
- Hazel überwacht diesen Ordner und benennt die Datei nach von mir erstellten Regeln um
- und verschiebt sie in einen weiteren Ordner “DevonExport”.
- Dieser Ordner wird wiederum von Devonthink Pro Office überwacht.
- Jede Datei, die in diesem Ordner landet, wird automatisch in Devonthink importiert und das Original anschließend gelöscht.
- In Devonthink Pro Office lassen sich die Dokumente nun recht flott halbautomatisch in entsprechende Datenbanken/ Ordner verteilen.
Im Detail:
Hazel im Systemeinstellungsmenü von MacOS
Hazel ist eine Systemerweiterung für den Mac und kann beliebige Ordner überwachen und die darin befindlichen Dateien nach erstellten Regeln automatisch umbenennen, verschieben, mit Tags versehen, löschen etc.
Hazel kann unter https://www.noodlesoft.com für 29 USD erworben werden. Wer eine E-Mail von einer Schuldomain aus an den Support schreibt, erhält 20% Forschungs- und Lehrerabatt.
Nach der Installation findet man Hazel in den Systemeinstellungen von MacOS.
1. ScanSnap – Voraussetzungen und Konfiguration
Mein ScanSnap Profil
Zum Scannen meiner Dokumente verwende ich einen ScanSnap Dokumentenscanner von Fujitsu. Für den aufgezeigten Workflow habe ich ein entsprechendes Profil im ScanSnap Manager erstellt.
ScanSnap Manager – Profileinstellungen
Bei den ScanSnap Profileinstellungen ist unter “Anwendung” “Keine (Scan zu Datei)” zu wählen, um eine Benutzerabfrage zum Dateinamen und Speicherort vor dem Speichern zu vermeiden.
Das eingescannte Dokument wird nach durchlaufener Texterkennung automatisch als pdf in dem Ordner ScanImport auf meinem Desktop gespeichert.
2. Hazel – Voraussetzungen und Konfiguration
Hazel – Ordnerüberwachung konfigurieren
Hazel soll nun das gespeicherte pdf-Dokument automatisch umbenennen, verschlagworten und in einen weiteren Ordner verschieben. Folgende Schritte sind dazu nötig:
- Zunächst muss in Hazel der zu überwachende Ordner festgelegt werden.
- Danach erzeugt man eine Regel. Hierbei stehen einem reichlich Möglichkeiten zur Verfügung. Viele sind allerdings erst dann relevant, wenn das gescannte Dokument durchsuchbaren Text erhält.
Deshalb führe ich die OCR Prüfung bereits mit der ScanSnap Software (siehe oben) durch.
Hazel – Regeln erzeugen
Hier ein Beispiel für eine Hazel-Regel.
- Diese Regel überprüft den Inhalt des Dokuments auf die Begriffe “Realschule” “Gaggenau” und “Konferenz”.
- Nur wenn alle 3 Wörter in dem Dokument vorhanden sind, werden folgende Aktionen ausgeführt:
- Das Dokument wird mit den beiden Tags “Realschule Gaggenau” und “Konferenz” versehen und
- automatisch nach dem Schema “datum_rsg_konferenzvorlage.pdf” umbenannt.
- Die Datei wird in den Ordner “DevonExport” verschoben, der wie oben beschrieben von Devonthink überwacht wird
3. Devonthink – Voraussetzungen und Konfiguration
Damit Devonthink nun die eben von Hazel erzeugte Datei automatisch importiert, müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden.
Devonthink “Hot Folder” konfigurieren
Dank AppleScript ist es möglich, einen oder mehrere Ordner auf dem Mac von Devonthink überwachen zu lassen. Sobald eine Datei in dem überwachten Ordner landet, wird diese in die globale Inbox von Devonthink importiert – auf Wunsch mit OCR und anschließendem Löschen der Originaldatei.
Um den Überwachungsordner zu bestimmen, muss dieser zunächst mit einem Rechtsklick (z.B. im Finder) angewählt werden. Danach führt man die folgenden Schritte aus:
Ordneraktionen konfigurieren
Im Auswahlmenü lässt sich nun das gewünschte Skript auswählen.
Ordneraktionen-Skripte installieren
Sollten die Devonthink Skripte in dem Auswahlmenü nicht erscheinen, kann man diese nachinstallieren. (Devonthink Pro Office–> Zusätzliche Module installieren)
4. Fazit
Wer häufiger Dokumente der gleichen Art einscannt (Konferenzvorlagen und -beschlüsse, Arztrechnungen, Kontoauszüge etc.) und diese einheitlich verschlagworten und benennen will, für den kann sich der Aufwand der Einarbeitung und des Erstellens der Hazel- Regeln durchaus lohnen.
Ich bin gerade über den spannenden Beitrag mit Hazel gestolpert. Die Möglichkeit, unter anderem auch PDFs damit direkt zu durchsuchen und passend benennen zu lassen finde ich super. Hierzu allerdings eine Frage:
Ich habe keinen SnapScan, sondern einen Konica buch, mit dem ich aus dem Netzwerk in einen Ordner auf meinem Mac scanne. Diesen Ordner überwache ich mit einer Standard Import/OCR-Aktion, die DevonThink bietet. Danach habe ich dann aber Dokumente mit fiesem Dateinamen im DT, die ich immer händisch umbenennen muss.
In der Pro Version von DT ist ja der Abbey Fine-Reader bereits integriert. Gibt es deines Wissens irgendeine Möglichkeit, auch damit die PDFs “textzuerkennend”, anschließend mit Hazel umzubenennen und dann letztendlich in DT zu importieren?
Danke Dir
Philip
Hallo Fulo,
kannst du nicht in einen Ordner scannen, der von Hazel überwacht wird und die Datei nach deinen Regeln umbenennen lassen?
Als letzte Aktion verschiebt Hazel die umbenannte Datei in einen Ordner, den du mit Devonthink überwachst.Von dort wird dann die Datei in DT importiert.
edit: Achso, Denkfehler. Deine Scanner Software macht vermutlich kein OCR, oder?
Kurze Frage zum Hot Folder, warum lässt du Hazel nicht direkt in die globale Inbox von DevonThink verschieben?
P.S. Deine Website gefällt mir sehr gut und deine Vorschläge zu Produktivität und papierlosen Workflows sind wunderbar.
Hallo Marcus,
vielen Dank für das Lob 🙂
Zum Thema Hot Folder: ganz ehrlich, ich kann’s dir nicht mehr beantworten. Hatte damals glaube ich Probleme mit nem Skript und habe es dann halt so gelöst.
Nicht ganz elegant – aber es erfüllt seinen Zweck.
Wie machst du es?
Ich arbeite erst seit kurzem mit DTPO. Mit Hazel arbeite ich schon länger. Ich habe mich bisher viel an David Sparks Buch „Paperless“ orientiert. Die Umbenennung der Dateien durch Hazel hat nicht nur den Vorteil gehabt, das die Dateien sich quasi von selbst einsortiert haben, sondern dass sie eben eine einheitliche Nomenklatur bekommen haben. Dies möchte ich auch mit DTPO so beibehalten. Vom Hot Folder werde ich mich aber dann wahrscheinlich wieder verabschieden, da ich selbst auch keinen Vorteil darin habe entdecken können.
Ich bin gerade dabei meinen Workflow umzubauen und Evernote durch Devonthink zu ersetzen. Dein Beitrag hat mir dabei sehr geholfen, vielen Dank. Ich verwende auch einen Scansnap, PDFPen, Hazel und am Ende jetzt DTOP.
Hallo drbrennero,
freut mich 🙂
Devon and Hazel können noch enger miteinander arbeiten. Dieser Workflow lässt fast keine Wünsche offen. Auf http://forum.devontechnologies.com/viewtopic.php?f=20&t=17344#p81320 findet ihr einen Applescript Code, der die Datei direkt einen gewünschten Ordner mittels Hazel kopiert. Eine deutsche Anleitung findet ihr auf: https://www.therapage-apfelcomputer.de/?post=devonthink-zielgruppenorientiert-arbeiten Nun braucht man am Ende der Regel von Hazel nur noch den Mülleimer (Trash) anwählen und Hazel hat wieder den Tag gerettet.
LG
Danke für den Tip, funktioniert perfekt.
Herzlichen Dank für den Artikel!
Weisst Du ob es eine Möglichkeit gibt via Hazel nicht nur die DevonThink-Tags zu setzen sondern auch direkt eine “Etikette” (Farbe) zu vergeben?
lg
André
schöne Lösung, gibt es auch eine Möglichkeit eine OCR Erkennung in das APPLE-Script einzubinden? So wie bei den fertigen HOTFOLDER scripts? VG, Thorsten
Sag mal, wie sieht Dein System aus, wenn DEVONthink irgendwann down geht? Ich frage mich das für mein System und bevor ich mir nicht sicher bin, dass ich dann auch noch durchschaubare Daten habe, kann ich DEVONthink nicht nutzen. Das ist die kritische Frage, die ich beantwortet haben muss. Lindert oder eliminiert Hazel dieses Problem?
Hallo, du kannst die Ordnerstruktur aus DT einfach komplett in den Finder ziehen. Fertig. Von daher, kein Problem, solange eine lauffähige Version vonDT installiert ist.
Gruß
Alex
Hey, vielen Dank. Das hilft mir weiter. Dann steht dieser Lösung ja nichts im Wege.
freut mich 🙂
Hallo Alexander,
vielen Dank für diesen detaillierten Beitrag. Ich hatte Devonthink und bin dadurch erst auf Hazel aufmerksam geworden. Wenn es funktioniert, dann macht es richtig Spaß.
Allerdings habe ich gelegentlich das Problem, dass die PDF-Datei dabei beschädigt wird. D. h. die Datei ist im Zielordner mit der Ordneraktion für Devonthink noch intakt, allerdings ist diese dann in Devonthink beschädigt.
Könnte das am Timing liegen, so dass Hazel mit der Ordneraktion kollidiert, also die Datei noch nicht vollständig gespeichert ist, während diese schon nach Devonthink verschoben wird?
Auch das Timing zwischen Hazel und Scansnap macht etwas nervös, da ja Hazel die Datei bereits umbenennt, während diese noch durch die OCR Erkennung von Scansnap läuft.
Hallo Harald, gute Frage…das Problem kenne ich so jetzt nicht. Generell gibt es seit Sierra in Verbindung mit PDFs und Anwendungen wie ScanSnap Probleme, die meines Wissens noch immer nicht vollständig gelöst sind.
Ist aber nur eine Vermutung
Ich habe mal eine Anfängerfrage und suche schon eine ganze Weile. Ich finde leider keine Anleitung in Deutsch hierzu. Benutze am MAC ebenfalls den ScanSnap i500 und DevonThink. Wie und wo muss ich was einstellen damit die Übergabe automatisch an DevonThink erfolgt. Geht dies nur mit dem Programm Hazel?
Hallo gulivee16Oliver,
Du brauchst dazu kein Hazel. Du kannst einfach im Profil der ScansSnap Manager Software als Ziel das Programm Devonthink wählen.
Hänge morgen mal noch ein Screenshot an.
Hallo,
Oder du legst ein Script auf den Ordner. In meinem Workflow macht Hazel die meiste Arbeit, hatel benennt die Files um tagt und verschiebt alle files an den richtigen platz in Devo. So werden 70% der Files automatisiert zugeordnet. Ob man insgesamt Zeit spart, kann ich nicht sage. Ich arbeite jedoch sehr gerne mit Hazel, so ist das schon ein kleines Hobby. Vg uwe
Glücklich! Das ist ein super Hinweis. Jetzt macht papierlos wirklich Spaß. Danke.
Hallo,
ich erarbeite auch gerade ein Konzept für das papierlose Büro und ein Punkt, der mich beschäftigt ist die Ablage der Original-Papier-Dokumente. Ich möchte komplett auf Leitz-Ordner verzichten und Dokumente einfach in einer Hänge-Registratur archivieren. Gibt es in Devonthink Pro eine Möglichkeit, dass automatisch Ablage-Nummern für Dokumente vergeben werden, anhand derer ich das Papier im Archiv finden kann? Ich will chronologisch archivieren und nicht wieder – wie in Ordnern – selber ordnen müssen.
VG
G. Fritz
Hallo Gordian,
mit DEVONthink geht das meines Wissens nicht und macht in meinen Augen auch keinen Sinn, da du ja vermutlich nicht nur deine Scans damit verwaltest.
Eventuell kann deine Scanner Software das.
Der für mich sinnvollere und einfachere Weg ist ein Paginierstempel, mit dem du alle Dolumente VOR dem Scannen automatisch fortlaufend beziffern kannst.
Z.B. https://www.amazon.de/gp/aw/d/B000KJR8A6/ref=mp_s_a_1_1?__mk_de_DE=ÅMÅZÕÑ&qid=1514954875&sr=8-1&pi=AC_SX236_SY340_QL65&keywords=paginierstempel&dpPl=1&dpID=41bZWHKFgTL&ref=plSrch
Damit befinden sich identische Ziffern auf Papier und Scan.
HTH,
Alex
Hallo Alex,
danke. Das hatte ich jetzt schon mal gelesen und werde mich damit wohl behelfen. Muss mir dann nur etwas überlegen, wie ich das mit Dokumenten mache, die man nicht stempeln sollte. Aber sicher eine gute Idee. Und danke für deine vielen Tipps hier. Das hilft wirklich sehr und ist auch sehr spannend.
VG
Danke. Das freut mich 🙂
Hallo Alex,
mittlerweile habe ich Devonthink Pro Office, IX500 und auch Hazel und stoße gerade auf ein Problem. Hazel überwacht den Scan-Eingangsordner und wenn dort eine Datei erscheint, wird sie in die globale Inbox von Devonthink verschoben und vorher noch umbenannt. Da ich die OCR-Softwarte des Scanners nutze, habe ich nun festgestellt, dass der Scanner bei größeren Dokumenten die Datei zwischenspeichert bevor der OCR-Vorgang abgeschlossen ist. Das führt aber leider dazu, dass Hazel diese – eigentlich noch nicht fertige – Datei umbenennt und dann verschiebt. Ich finde noch keinen Weg, wie ich das abfangen kann. Wie funktioniert das bei dir?
VG
G. Fritz
Moin Fritz,
dazu erweiterst Du die Regel in Hazel um: Date Added – is not in the last – x minutes. Und schon wartet er mit der Verarbeitung um x Minuten.
@Alex: Danke für den Anstoß die Tags mit Hazel zu vergeben – da hatte ich nicht dran gedacht.
VG
Joerg
Moin moin, danke für den tollen Post. Ich arbeite mich gerade in das Thema ein und habe mir nun erstmal zu Testzwecken den IX500 von snapScan geholt. Und dazu auch gleich eine Frage: kann das Gerät Stapelverarbeitung (mehrere Dokumente hintereinander einscannen) und trotzdem jedes gescannte Dokument einzeln abspeichern? Habe diese Funktion irgendwie noch nicht so ganz entdecken können. Danke für deine Hilfe
Ja klar. Das kann in den Profileinstellungen festgelegt werden.
Hallo,
ich hätte mal eine Frage: Ist es möglich, das Script Import & Delete so zu ändern, dass das zu importierende Dokument nicht im globalen Eingang landet, sondern in einem von mir festgelegten Ordner (Grppe) ???
Hallo,
vielen Dank für diesen Post. Ich bin auch gerade dabei, mein Büro nun nach und nach papierloser zu gestalten. Aber hier stellt sich mir eine wichtige Frage, zu der ich verschiedenste Antworten finde und gerne eure Handhabe wissen möchte:
Wie geht ihr grundsätzlich mit steuerrelevanten Unterlagen um, egal ob Bescheide oder Rechnungen? Eigentlich müssen diese ja meines Wissens nach 10 Jahre aufbewahrt werden. Bewahrt ihr diese nach dem Scannen und Katalogisieren noch irgendwie auf (wenn ja, wie und wo, speziell bei Thermo-Quittungen gibt es ja auf Dauer immer wieder Probleme) und vernichtet ihr diese einfach und druckt dann ggf. das gescannte Dokument wieder aus, wenn es fürs Finanzamt relevant wird?
Und wo und wie bewahrt ihr ggf. Unterlagen auf, die ihr nicht wegwerfen wollt/könnt? Und wie “verknüpft” ihr diese mit DevonThink, sodass man sie schnell wieder findet?
Fragen über Fragen. Hoffe mir kann jemand helfen? Vielen Dank.