Auf Anregung von Andreas Kalt (@retemirabile) habe ich mir das Systemtool

Hazel für den Mac noch einmal etwas genauer angeschaut undmeinen Arbeitsablauf (siehe meinen Eintrag Papierloses Büro – meine Workflows) nun noch einen Schritt weiter automatisieren können.

Das Ziel:

Mit dem Dokumentenscanner eingescannte Dokumente sollen abhängig von ihrem Inhalt automatisch benannt, mit Tags versehen und in das Dokumentenmanagement Devonthink Pro Office importiert werden.

Der Ablauf:

  1. Einscannen mit dem Fujitsu ScanSnap.
  2. Die ScanSnap Software speichert das Dokument in einem vordefinierten Ordner (bei mir: „ScanImport“) auf dem Desktop.
  3. Hazel überwacht diesen Ordner und benennt die Datei nach von mir erstellten Regeln um
  4. und verschiebt sie in einen weiteren Ordner „DevonExport“.
  5. Dieser Ordner wird wiederum von Devonthink Pro Office überwacht.
  6. Jede Datei, die in diesem Ordner landet, wird automatisch in Devonthink importiert und das Original anschließend gelöscht.
  7. In Devonthink Pro Office lassen sich die Dokumente nun recht flott halbautomatisch in entsprechende Datenbanken/ Ordner verteilen.

Im Detail:

Hazel im Systemeinstellungsmenü von MacOS

Hazel ist eine Systemerweiterung für den Mac und kann beliebige Ordner überwachen und die darin befindlichen Dateien nach erstellten Regeln automatisch umbenennen, verschieben, mit Tags versehen, löschen etc.

Hazel kann unter https://www.noodlesoft.com für 29 USD erworben werden. Wer eine E-Mail von einer Schuldomain aus an den Support schreibt, erhält 20% Forschungs- und Lehrerabatt.
Nach der Installation findet man Hazel in den Systemeinstellungen von MacOS.

1. ScanSnap – Voraussetzungen und Konfiguration

Mein ScanSnap Profil

Zum Scannen meiner Dokumente verwende ich einen ScanSnap Dokumentenscanner von Fujitsu. Für den aufgezeigten Workflow habe ich ein entsprechendes Profil im ScanSnap Manager erstellt.

ScanSnap Manager – Profileinstellungen

Bei den ScanSnap Profileinstellungen ist unter „Anwendung“ „Keine (Scan zu Datei)“ zu wählen, um eine Benutzerabfrage zum Dateinamen und Speicherort vor dem Speichern zu vermeiden.

Das eingescannte Dokument wird nach durchlaufener Texterkennung automatisch als pdf in dem Ordner ScanImport auf meinem Desktop gespeichert.

2. Hazel – Voraussetzungen und Konfiguration

Hazel – Ordnerüberwachung konfigurieren

Hazel soll nun das gespeicherte pdf-Dokument automatisch umbenennen, verschlagworten und in einen weiteren Ordner verschieben. Folgende Schritte sind dazu nötig:

  1. Zunächst muss in Hazel der zu überwachende Ordner festgelegt werden.
  2. Danach erzeugt man eine Regel. Hierbei stehen einem reichlich Möglichkeiten zur Verfügung. Viele sind allerdings erst dann relevant, wenn das gescannte Dokument durchsuchbaren Text erhält.
    Deshalb führe ich die OCR Prüfung bereits mit der ScanSnap Software (siehe oben) durch.

Hazel – Regeln erzeugen

Hier ein Beispiel für eine Hazel-Regel.

  1. Diese Regel überprüft den Inhalt des Dokuments auf die Begriffe „Realschule“ „Gaggenau“ und „Konferenz“.
  2. Nur wenn alle 3 Wörter in dem Dokument vorhanden sind, werden folgende Aktionen ausgeführt:
  3. Das Dokument wird mit den beiden Tags „Realschule Gaggenau“ und „Konferenz“ versehen und
  4. automatisch nach dem Schema „datum_rsg_konferenzvorlage.pdf“ umbenannt.
  5. Die Datei wird in den Ordner „DevonExport“ verschoben, der wie oben beschrieben von Devonthink überwacht wird

3. Devonthink – Voraussetzungen und Konfiguration

Damit Devonthink nun die eben von Hazel erzeugte Datei automatisch importiert, müssen folgende Einstellungen vorgenommen werden.

Devonthink „Hot Folder“ konfigurieren

Dank AppleScript ist es möglich, einen oder mehrere Ordner auf dem Mac von Devonthink überwachen zu lassen. Sobald eine Datei in dem überwachten Ordner landet, wird diese in die globale Inbox von Devonthink importiert – auf Wunsch mit OCR und anschließendem Löschen der Originaldatei.

Um den Überwachungsordner zu bestimmen, muss dieser zunächst mit einem Rechtsklick (z.B. im Finder) angewählt werden. Danach führt man die folgenden Schritte aus:

Ordneraktionen konfigurieren

Im Auswahlmenü lässt sich nun das gewünschte Skript auswählen.

Ordneraktionen-Skripte installieren

Sollten die Devonthink Skripte in dem Auswahlmenü nicht erscheinen, kann man diese nachinstallieren. (Devonthink Pro Office–> Zusätzliche Module installieren)

4. Fazit

Wer häufiger Dokumente der gleichen Art einscannt (Konferenzvorlagen und -beschlüsse, Arztrechnungen, Kontoauszüge etc.) und diese einheitlich verschlagworten und benennen will, für den kann sich der Aufwand der Einarbeitung und des Erstellens der Hazel- Regeln durchaus lohnen.