Omnifocus 3 – Basics

Vor wenigen Tagen wurde Omnifocus 3 für Mac und iOS veröffentlicht. Da das Programm auf den ersten Blick durchaus erschlagend wirken kann und nicht ganz so intuitiv bedienbar wie manch andere App ist, will ich an dieser Stelle die wichtigsten Einstellungen und Grundlagen erklären.

Einen ausführlichen Artikel zu Omnifocus und der GTD-Methode habe ich bereits an anderer Stelle geschrieben.

Was ist Omnifocus?

Omnifocus ist ein Programm für Mac und iOS zur Aufgaben- und Projektverwaltung. Inhalte werden zwischen unterschiedlichen Geräten synchronisiert.

Was ist mit Windows?

Es gibt keine Windows Version von Omnifocus. Allerdings wird es demnächst einen WebClient geben, der plattformunabhängig eingesetzt werden kann. Dieser wird aber einen iOS bzw. MacOS Version voraussetzen.

Was kostet Omnifocus ?

Omnifocus für iOS kostet in der Standardversion 43 Euro und in der Pro-Variante 65 Euro.

Die MacOS Version gibt es als rabattierte Edu-Lizenz direkt beim Hersteller im Store.

Ich empfehle in beiden Fällen die teurere Pro-Variante. Dazu später mehr.

Ich habe die App geladen, was nun?

Überlege dir, aus welchen Lebensbereichen du künftig Aufgaben in OF erfassen willst und erstelle dazu jeweils einen Ordner. Später lassen sich so Projekte und Aufgaben in bestimmte Bereiche einordnen.

Folgende Ordner nutze ich:

• Routinen (hier finden sich regelmäßig wiederholende Projekte und Aufgaben ihr zuhause)
• Privat
• Schule
• Medienzentrum

Jetzt habe ich einige Ordner erstellt, was nun?

Als nächstes erstellst du ein Beispielprojekt, indem du z. B. im Ordner Schule durch Klicken auf das Plus unten links ein „Projekt“ erstellst. Wähle dazu „Neues paralleles Projekt“ und vergib einen passenden Namen. Wenn das Projekt eine Deadline hat, schreibe ich das Datum der Deadline immer vor den Projektnamen. So lassen sich später Projekte nach Fälligkeitsdatum einfach sortieren.

Was ist ein Projekt?

Ein Projekt kann mehrere Einzelaufgaben (Actions) enthalten. Ein Beispiel für ein einfaches Projekt wäre:

Projektname: 2018-09-29 Klassenausflug 10a Naturkundemuseum planen

Wie fülle ich das Projekt nun mit Aufgaben?

Über das “+” unten links lassen sich dem Projekt nun einzelne Aufgaben hinzufügen.

• Elternbrief verfassen
• Elternbrief an SuS mitgeben
• warten auf Rücklauf Elternbrief
• Zugverbindung suchen
• Fahrkarte buchen
• Klasse im Museum anmelden
• Bericht für Homepage schreiben

Jede Aufgabe kann natürlich auch mit einem Fälligkeitsdatum (due date) versehen werden. Das sollte man allerdings nur tun, wenn es auch ein tatsächliches Fälligkeitsdatum gibt.

Ebenfalls lassen sich Aufgaben mit einem „zurückstellen bis” (defer) Datum versehen. Dies hat zur Folge, dass die Aufgabe erst an dem definierten Datum wieder sichtbar wird und bis dahin nicht unnötig von wichtigeren Aufgaben ablenkt. Das sorgt für Ordnung.

Und jetzt?

Nun kannst du die Aufgaben Stück für Stück abarbeiten. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, kannst du sie abhaken.

Dafür soll ich soviel Geld zahlen?

Nein 🙂 Das wäre tatsächlich überteuert. OF kann viel mehr.

Okay, was sind diese „Tags“?

Ein Projekt oder eine Aufgabe lassen sich mit einem bzw. seit Version 3 nun endlich auch mit mehreren Attributen in Form von Zeichen (Wörter, Zahlen etc.) versehen – den sog. Tags. Sie helfen später, Aufgaben und Projekte zu sortieren und zu filtern.

Meine wichtigsten Tags sind:

• warten auf
• wichtig
• Meeting
• Schule
• lesen
• schreiben
• Namen von bestimmten Mitarbeitern/ Kollegen/ Familienmitgliedern
• Telefon
• Post
• E-Mail
• vielleicht/ irgendwann
• Finanzen

Wichtig erscheint mir hier, anfangs nicht zu viele Tags anzulegen, sondern die Tagsammmlung bei Bedarf zu erweitern.

Nun lassen sich sich Aufgaben unseres Beispielprojekts mit Tags versehen.

• Elternbrief verfassen –> schreiben
• Elternbrief an SuS mitgeben —> Schule
• warten auf Rücklauf Elternbrief —> warten auf
• warten auf Eintrittsgeld von SuS —> warten auf Finanzen
• Zugverbindung suchen
• Fahrkarte buchen
• Klasse im Museum anmelden —> Telefon

Und was habe ich jetzt von den Tags?

Sofern Aufgaben und Projekte mit Tags versehen sind, kannst du dir in der Perspektive “Tags“ deine Aufgaben nach Tags gefiltert anschauen und z. B. so alle Telefonate, die zu führen sind, anzeigen lassen und abarbeiten.

Oder du lässt dir über das Tag „lesen” alle Dinge anzeigen, die du noch lesen willst.

Und was hat es nun mit den Perspektiven auf sich?

Perspektiven sind letztlich nichts anderes als Filter, die dir deine Aufgaben basierend auf Filterregeln anzeigen.

In der Standardversion gibt es nur eine vorgegebene Auswahl an Perspektiven. In der Pro-Version lassen sich eigene Perspektiven erstellen – und das ist Gold wert.

Die Kombinationsmöglichkeit an Filterkriterien ist hier schier unendlich.

Hier ein paar Beispiele

Famillie

´In der Perspektive werden alle Aufgaben angezeigt, die etwas mit meiner Familie zu tun haben. Sie basiert auf Tags, die den Namen meiner Familienmitgleider enthalten.

Warten auf

Die Perspektive „warten auf” zeigt alle Aufgaben an, bei denen ich auf „etwas warte“. Das kann die Erledigung einer delegierten Aufgabe an einen Mitarbeiter sein, eine Paketlieferung oder die Auszahlung von Dienstreisekosten. Es sind also Aufgaben, bei denen ich nicht selbst aktiv werden muss.

Diese Perspektive ist mir persönlich sehr wichtig, damit Dinge, auf die ich warte, nicht in Vergessenheit geraten und ich ggf. entsprechende Personen nochmals  an die Erledigung erinnern kann, sollte es mir zu lange dauern (hierbei ist das Erstellungsdatum der Aufgabe hilfreich, das automatisch bei ihrer Erstellung festgehalten wird).

Forecast

Die Forecast Perspektive ist eine Standardperspektive und auch in der Standardversion von OF enthalten.

Sie kombiniert (eine beliebige Auswahl meiner) Kalender und Aufgaben. So kann man sich schnell einen Überblick über Termine und Aufgaben der nächsten Tage verschaffen. BTW: Termine haben in OF nichts zu suchen – die sollten in den Kalender.

Inbox

Die Inbox (Eingang) dient zum einfachen Erfassen von Aufgaben. Eine Zuordnung mit Tags und das Verschieben in Projekte kann dann in Ruhe zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen,

Soweit zu meinen Grundeinstellungen von Omnifocus.

Omnifocus bietet noch so viel mehr großartige Funktionen. Einige davon, sowie meine generelle Arbeit mit Omnifocus, habe ich hier beschrieben.