E-Mail Workflow – Mein Umgang mit E-Mails

Wer kennt es nicht? Der E-Mail Posteingang quillt über, eine vor Jahren angelegte Ordnerstruktur erfüllt nicht mehr die aktuellen Bedürfnisse und irgendwelche Sortierregeln sind kaum noch nachvollziehbar – Mails verschwinden im Nirwana und dringend benötigte Anhänge, die man mit irgendeiner Mail erhalten hat, sind plötzlich unauffindbar.

Über die Jahre hat sich ein für mich passender Workflow ergeben, der mir hilft, die genannten Probleme in den Griff zu bekommen.

Das im Folgenden geschilderte Prozedere hat sich für mich als vorteilhaft und passend erwiesen.

3 Kernpunkte sind dabei essentiell:

1. Alles Unwichtige wird gelöscht.
2. Wichtige Anhänge werden in einem Referenzsystem – nicht im E-Mail Client- aufbewahrt.
3. Die Inbox, also der Posteingangsordner, wird nicht als Archiv missbraucht und wird regelmäßig geleert. (Wichtige analoge Korrespondenz bewahre ich schließlich auch nicht in meinem Briefkasten auf).

Mein E-Mail Workflow

Technik konkret

Als Mailclient nutze ich sowohl auf dem Mac als auch unter iOS die nativen Apple Mail Apps – getestet habe ich, besonders unter iOS, x andere Clients, von denen mich aber keiner wirklich überzeugen konnte. Unter Windows setze ich Outlook 2016 ein.
Die gleichzeitige Mischnutzung mehrerer Apps zur Trennung dienstlicher und privater Mails ist nichts für mich. Ich möchte alle Mails zentral an einem Ort.

Für die Ablage von Referenzmaterial verwende ich das Dokumentenmanagement “Devonthink Pro Office” und für das Projekt- und Aufgabenmanagement die Software “Omnifocus“. Mehr dazu habe ich hier “Omnifocus” und hier “Papierloses Büro” geschrieben. Um Mails in Omnifocus direkt aus der MailApp zu importieren, verwende ich das Tool “Clip-O-Tron” der Omnigroup.

Inzwischen rufe ich meine Mails sowohl am Mac als auch auf den Mobilgeräten ausschließlich manuell ab – zu Zeiten, die MIR passen. Pushbenachrichtigungen sind deaktiviert.

Meine Inbox ist somit meist leer, was gefühlsmäßig ganz angenehm ist. Mails, die ich beantworten muss, finde ich an einem zentralen Platz (@action) – genau wie Mails, bei denen ich vom Kommunikationspartner eine Antwort erwarte (@waiting for).

Damit auch keine Mail übersehen oder vergessen wird, gehört zu meiner täglichen Omnifocus Routine die Überprüfung und das Abarbeiten der Inbox und der beiden Ordner @action und @waiting.

Die beiden Ordner können bei IMAP oder Exchangekonten im Mailclient serverseitig erstellt werden und sind deshalb natürlich auch auf allen Endgeräten synchron.

@action und @waiting for habe ich als direkte Unterordner des Posteingangs erstellt. Das sieht dann unter iOS so aus:

Wer wie ich mehrere Mail Accounts eingebunden hat, kann am Mac intelligente Postfächer erstellen, die die @action und @waiting for Ordner aller Accounts zusammenfassen. Unter iOS funktioniert das leider noch nicht. Zum schnelleren Auffinden habe ich die entsprechenden Ordner direkt in der Favoritenleiste der MailApp abgelegt.

Intelligente Postfächer bei mehreren Mailccounts