Wer kennt es nicht? Der E-Mail Posteingang quillt über, eine vor Jahren angelegte Ordnerstruktur erfüllt nicht mehr die aktuellen Bedürfnisse und irgendwelche Sortierregeln sind kaum noch nachvollziehbar – Mails verschwinden im Nirwana und dringend benötigte Anhänge, die man mit irgendeiner Mail erhalten hat, sind plötzlich unauffindbar.
Über die Jahre hat sich ein für mich passender Workflow ergeben, der mir hilft, die genannten Probleme in den Griff zu bekommen.
Das im Folgenden geschilderte Prozedere hat sich für mich als vorteilhaft und passend erwiesen.
3 Kernpunkte sind dabei essentiell:
- Alles Unwichtige wird gelöscht.
- Wichtige Anhänge werden in einem Referenzsystem – nicht im E-Mail Client- aufbewahrt.
- Die Inbox, also der Posteingangsordner, wird nicht als Archiv missbraucht und wird regelmäßig geleert. (Wichtige analoge Korrespondenz bewahre ich schließlich auch nicht in meinem Briefkasten auf).

Mein E-Mail Workflow
Technik konkret
Als Mailclient nutze ich sowohl auf dem Mac als auch unter iOS die nativen Apple Mail Apps – getestet habe ich, besonders unter iOS, x andere Clients, von denen mich aber keiner wirklich überzeugen konnte. Unter Windows setze ich Outlook 2016 ein.
Die gleichzeitige Mischnutzung mehrerer Apps zur Trennung dienstlicher und privater Mails ist nichts für mich. Ich möchte alle Mails zentral an einem Ort.
Für die Ablage von Referenzmaterial verwende ich das Dokumentenmanagement “Devonthink Pro Office” und für das Projekt- und Aufgabenmanagement die Software “Omnifocus“. Mehr dazu habe ich hier “Omnifocus” und hier “Papierloses Büro” geschrieben. Um Mails in Omnifocus direkt aus der MailApp zu importieren, verwende ich das Tool “Clip-O-Tron” der Omnigroup.
Inzwischen rufe ich meine Mails sowohl am Mac als auch auf den Mobilgeräten ausschließlich manuell ab – zu Zeiten, die MIR passen. Pushbenachrichtigungen sind deaktiviert.
Meine Inbox ist somit meist leer, was gefühlsmäßig ganz angenehm ist. Mails, die ich beantworten muss, finde ich an einem zentralen Platz (@action) – genau wie Mails, bei denen ich vom Kommunikationspartner eine Antwort erwarte (@waiting for).
Damit auch keine Mail übersehen oder vergessen wird, gehört zu meiner täglichen Omnifocus Routine die Überprüfung und das Abarbeiten der Inbox und der beiden Ordner @action und @waiting.
Die beiden Ordner können bei IMAP oder Exchangekonten im Mailclient serverseitig erstellt werden und sind deshalb natürlich auch auf allen Endgeräten synchron.
@action und @waiting for habe ich als direkte Unterordner des Posteingangs erstellt. Das sieht dann unter iOS so aus:
Wer wie ich mehrere Mail Accounts eingebunden hat, kann am Mac intelligente Postfächer erstellen, die die @action und @waiting for Ordner aller Accounts zusammenfassen. Unter iOS funktioniert das leider noch nicht. Zum schnelleren Auffinden habe ich die entsprechenden Ordner direkt in der Favoritenleiste der MailApp abgelegt.
Das Buch “E-Mail” von David Sparks hat mich auch sehr beeindruckt und mein Workflow sieht mittlerweile fast genauso aus wie im ersten Bild oben.
Auch die Methode “Inbox Zero” habe ich damit erfolgreich umgesetzt. Es macht richtiggehend Spaß in Mail.app die einzelnen Mails via Tastenkombination control+command+Nummer des Postfachs in die entsprechenden Postfächer einzusortieren (siehe drittes Bild oben).
Bei Kollegen einen zugemüllten Posteingang mit zahlreichen Mails zu sehen, der gleichzeitig als To-Do-Liste und als Archiv fungieren muss, bereitet mir das kalte Grausen… 🙂
Wie stellt man das mit der Tastenkombination zur Einsortierung denn ein?
Super Artikel übrigens. Habe das jetzt auch so eingerichtet.
Hallo Jan. Hilf mir mal bitte auf die Sprünge. Welche Tastenkombination meinst du denn?
@lutz_: “Es macht richtiggehend Spaß in Mail.app die einzelnen Mails via Tastenkombination control+command+Nummer des Postfachs in die entsprechenden Postfächer einzusortieren (siehe drittes Bild oben).”
Das meinte ich. Weißt Du wie er das macht.
Hallo Jan.
In Mail.app im Menü Darstellung “Favoritenleiste einblenden” wählen. Dann kannst du einzelne Postfächer aus der Seitenleiste per Drag&Drop in der Favoritenleiste platzieren. Diese sind von links nach rechts durchnummeriert (1, 2, 3,…) und via cmd + Nummer direkt per Tastenkombination aufrufbar (alternativ via Menü Postfach > Favoritenpostfach öffnen).
Das Einsortieren von E-Mails in diese Favoritenpostfächer geht dann via Mail markieren > ctrl + cmd + Nummer drücken und du siehst eine Animation der Mail, wie sie in das entsprechende Postfach fliegt (alternativ via Menü Postfach > In Favirtenpostfach bewegen).
Ich hoffe, ich konnte das Vorgehen einigermaßen anschaulich beschreiben…
Ja, danke Lutz! Jetzt habe ich es kapiert.
Da kommt man vom Filmabend mit den Schülern nach Hause und alle Fragen sind geklärt 🙂
Mach ich jetzt auch…
kann ich meine Mails auch über einen Webmailer mit Devonthink abrufen? Bei uns in der Schule ist der Port 445 und andere gesperrt.