OmniFocus-iOS-1024Omnifocus ist ein mächtiges Projektmanagement-Tool, dessen Funktionen weit über das Verwalten einfacher to-do-Listen hinausgehen.

Omnifocus gibt es sowohl für iOS (seit Kurzem universal für iPhone und iPad) als auch für MacOS. Leider gibt es keine Version für Windows oder Linux. Auch eine browserbasierte Variante ist leider (noch?) nicht verfügbar. Wer hier eine komplette Plattformunabhänigkeit bevorzugt, dem sei „todoist“ empfohlen.

Eine gewisse Einarbeitung in die Software ist sicherlich nötig, wenn man sie in vollem Umfang mit all den damit verbundenen Vorteilen nutzen will.

Auch preislich sind knapp 100 Euro fällig, sofern man die Software am Mac und unter iOS jeweils in der Pro-Version, welche ich unbedingt empfehle, nutzen will.

Der Preis ist in meinen Augen für das Gebotene absolut gerechtfertigt.

Die Idee von GTD (Getting Things Done)

Der Gründer der GTD-Methode @David Allen meint, um der Kreativität den Freiraum zu schaffen, den sie benötigt, um zum Tragen zu kommen, muss alles, was wir nicht sofort umsetzten oder erledigen können (open loops in life) und uns deshalb ständig, auch unbewusst, beschäftigt, aus unserem Kopf in ein anderes, verlässliches System (trusted system) transferiert werden.

Ich will an dieser Stelle nicht das GTD Prinzip erklären, sondern nur in aller Kürze das Wichtigste umreißen:

Die 5 Schritte von GTD:

1. Capture: Alles, und zwar wirklich alles, was uns beschäftigt und eine Handlung beinhaltet, die länger als 2 Minuten dauert, wird festgehalten und wandert zunächst in ein Ablagesystem – z.B. den Eingang (Inbox) von Omnifocus.
Das kann eine E-Mail sein, die eine Aufgabe nach sich zieht, der Gedanke an ein Geburtstagsgeschenk, das noch besorgt werden muss, die Planung einer Klassenarbeit, die bald geschrieben wird, ein Buch, das ich lesen oder ein Film, den ich irgendwann sehen will. Eine Überweisung, die getätigt werden oder eine Urlaubsreise, die geplant werden muss.

Inbox

 

 

 

 

Neue Aufgaben kann ich an jedem Ort über Omnifocus auf meinem iPhone erfassen – dies ist auch per Siri möglich. Aufgaben landen zunächst wie oben beschrieben in der Inbox, die während der täglichen Review (siehe unten) geleert wird.

Die Aktionen ordne ich dabei bestimmten Projekten zu oder erstelle neue Projekte. Einzelne, nicht einem Projekt zuweisbare Aktionen wandern in meine @Singles Projekte, die ich in allen 5 Bereichen (Ordnern) erstellt habe.

2. Clarify: Im nächsten Schritt werden zum einen ein klares Ziel des Projekts (outcome), als auch die einzelnen Handlungsschritte (actions), die uns dorthin führen, definiert.
In Omnifoucs sind das Projekte und deren enthaltenen Handlungsschritte (actions). Natürlich kann ein Projekt auch beliebige Unterprojekte enthalten.

projektundactions

 

 

 

 

Omnifocus bietet die Möglichkeit Ordner anzulegen, in welchen dann Projekte erstellt werden können. Ich empfehle hier allerdings eine relativ flache Ordnerstruktur, da sonst die Übersichtlichkeit schnell verloren geht. Meine Ordnerstruktur auf oberster Hierarchieebene sieht folgendermaßen aus:

ordner

 

 

 

 

 

 

3. Organize: Projekte und Handlungsschritte müssen so organisiert sein, dass wir im richtigen Moment daran erinnert werden. In Omnfocus übernehmen das sogenannte „Kontexte“. Kontexte können z.B. definierte Personen, Orte oder technische Geräte sein. Die iOS Version von Omnifocus unterstützt auch ortsabhängige Erinnerungen.

Wenn ich z.B. die Schule betrete, werde ich an Aufgaben erinnert, die nur an diesem Ort erledigt werden können – z.B. das Kopieren einer Klassenarbeit oder das Benoten von Werkstücken im Technikraum.

Kontexte

 

 

 

 

 

 

4. Reflect: Der nächste wichtige Schritt beinhaltet die immer wiederkehrende Überprüfung (Review) der Projekte und deren einzelnen Aktionen.

Konkret habe ich für die tägliche Überprüfung in Omnifocus selbst ein Projekt „Dailiy Review“ erstellt.
Dieses sieht folgendermaßen aus:

daily_review

 

 

 

 

Jeden Sonntag Abend (der „TATORT“ taugt in meinen Augen eh nichts mehr;-)  starte ich eine „Weekly Review“.

weekly_review

 

 

 

 

 

 

Anmerkung: Als Kalender App nutze ich Fantastical 2 auf dem Mac und unter iOS.

5. Engage: Der letzte und vermutlich schwierigste Schritt ist nun die tatsächliche Umsetzung der Handlungsschritte – das „Tun“. Das gelingt nur, wenn im Schritt 2 auch tatsächlich ausführbare Handlungen definiert wurden.

In meiner täglichen Überprüfung lege ich in der Planungsansicht (-perspektive)  fest, welche Aufgaben ich heute erledigen will/ muss, indem ich sie mit einem Fähnchen (flag) markiere. Dadurch erscheinen sie in meiner Heute-Ansicht/ Perspektive.today_perspective

Omnifoucs – Besonderheiten

Besonders hilfreich ist für mich die Möglichkeit, Aufgaben, die meine Aufmerksamkeit gerade nicht benötigen, weil sie entweder noch nicht ausgeführt werden KÖNNEN oder ich sie gerade nicht ausführen WILL, zurückgestellt werden können (defer) und in meiner normalen Ansicht des Programms (Darstellungsoption: „Nur verfügbare Aktionen anzeigen“) nicht sichtbar sind. Der Zeitpunkt des „Sichtbar-Werdens“ der Aufgabe kann frei gewählt werden.

defer

 

 

 

 

 

Ebenfalls einzigartig ist die Möglichkeit, Projekte als parallel oder sequenziell anzulegen.

Ein paralleles Projekt beinhaltet Aktionen, die unabhängig voneinander bearbeitet werden können. In der Regel sind alle Aktionen eines parallelen Projekts daher sichtbar.

Einem sequenziellen Projekt unterliegen die Aktionen einer bestimmten Reihenfolge, in der sie bearbeitet werden. Sichtbar ist hier immer nur die nächst mögliche ausführbare Aktion. Erst wenn diese als erledigt markiert wird, erscheint die nächste. Ein Beispiel dafür ist das weiter unten genannte Projekt „Klassenarbeit“.

All das führt dazu, dass mich Omnifocus nicht mit irgendwelchen Aufgaben zumüllt, die im Moment nicht erledigt werden können, oder denen bestimmte Schritte zwingend vorausgehen müssen.

Omnifocus in der Schule

Immer wiederkehrende komplexere Projekte (Klassenarbeiten, Planungsabläufe von Fortbildungen und päd. Tagen, Urlaubsplanungen etc.) halte ich als Vorlage (template) in Omnifocus fest und dupliziere sie bei Bedarf.

Ein Beispiel:

Template Klassenarbeit

Ich habe 2 Vorlagen für Klassenarbeiten erstellt. Eine für Fächer, in denen ich 2 und eine, in denen ich 4 Arbeiten schreibe. Die Vorlage selbst dupliziere ich zu Beginn des Schuljahres für jede Klasse.

Danach lege ich für jede Klassenarbeit ein „Zurückstellen bis“ Datum fest – die Klassenarbeiten werden mir dadurch erst zu dem eingestellten Termin angezeigt. Die jeweils fixen Termine lege ich erst während des laufenden Schuljahres fest.

Da sowohl die einzelnen Klassenarbeiten als auch deren Aktionen sequenzieller Art sind, bekomme ich immer nur die nächste verfügbare Aktion zu sehen. Wird eine Aktion abgehakt, erscheint der nächste Schritt.

 

Durch das „zurückstellen“ der 2. Klassenarbeit erscheint diese frühestens bei Erreichen des festgelegten Datums. Ich sehe sie also erst wenn a) Klassenarbeit 1 geschrieben und b) das festgelegte Datum erreicht ist.

Das mag für den ein oder anderen etwas kleinlich erscheinen, da ich generell aber eher zu der Sorte gehörte, die ihre Arbeiten auf den letzten Drücker schreibt, hilft mir diese Planung sehr.

Kauftipp

Omnifocus für Mac kann sowohl im Mac Appstore als auch direkt beim Hersteller gekauft werden. Als Lehrer oder Schüler ist man berechtigt, eine „educational license“ in Omni’s Education Store zum Preis von 25$ (Standard) oder 50$ (Professional) zu erwerben. Ich empfehle die Pro Variante- sie bietet zusätzlich zu den Features der Standardversion folgende Funktionen:

  • individuelle „Perspektiven“ (Ansichten) (sehr nützlich!)
  • Apple-Script-Fähigkeit
  • Fokusierung auf ein oder mehrere Projekte – hierbei werden im Userinterface alle Projekte, die gerade nicht von Interesse sind, ausgeblendet.

Wer sich tiefergehend mit Omnifocus und GTD beschäftigen will, dem seien die Bücher von David Allen Getting Things Done – the Art of stress free produvtivity – second edition und Kourosh Dini Creating Flow with Omnifocus (2nd Edition), zu dem ich hier schon ein paar Worte geschrieben habe, ans Herz gelegt.

Ebenfalls prima Quellen sind:
www.simplicitybliss.com
www.learnomnifocus.com und
www.macsparky.com/omnifocus